Der Arbeitsalltag eines jeden Menschen wird von vielfältigen Prozessen begleitet. Funktionieren diese Abläufe dauerhaft reibungslos, werden sie von allen Beteiligten kaum wahrgenommen und deshalb auch nicht als störend empfunden. Negativ auffällig sind Vorgänge vor allem dann, wenn sie uns “die Zeit rauben”, fehleranfällig sind oder schlichtweg nicht zur Verfügung stehen, wenn wir sie dringend benötigen!
Self Service Portale spielen eine entscheidende Rolle dabei, diese Prozesse effizient und ortsunabhängig zu gestalten. Anhand eines Beispiels zur Software-Bereitstellung zeigen wir Ihnen, wie der Einsatz eines Digital Workplace komfortables Arbeiten unabhängig vom Standort ermöglicht und wie Self Service Portale die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern.
Der Digital Workplace als Basis für effizientes Arbeiten
Maria sitzt zu Hause an ihrem neuen Schreibtisch und grübelt. Ihr Arbeitsalltag hat sich stark verändert, seit sich ihr Arbeitsplatz ins Homeoffice verlagert hat. Grundsätzlich kommt sie mit der Umstellung gut zurecht – einige Vorteile der Heimarbeit, wie die eingesparte Fahrtzeit oder die reduzierte Geräuschkulisse, möchte sie nicht mehr missen. Doch manchmal fühlt sie sich abgeschnitten von der Firma.
Gerade wurde ihr eine Aufgabe übertragen, für die sie eine Software benötigt, die bislang nicht auf ihrem Laptop installiert ist. Was nun? Früher wäre sie einfach ins Büro nebenan gelaufen, um die Freigabe der Bestellung von ihrem Teamleiter Moritz einzuholen. Anschließend hätte sie das eingescannte Dokument per E-Mail an die IT-Abteilung weitergeleitet und auf Rückmeldung gewartet. Aber jetzt?
Flexible Arbeitsplatzmodelle brauchen digitale Prozesse
Damit Arbeitnehmer:innen auch außerhalb des Firmenbüros wirklich produktiv arbeiten können, müssen ehemals manuell durchgeführte Prozesse durch digitalisierte Workflows ersetzt werden. Self Service Portale sind hierbei der Schlüssel. Nur so ist eine vollständig zeit- und ortsunabhängige Beteiligung aller in den Prozess involvierten Personen möglich.
Grundlegend dafür ist die Einführung einer zentralen digitalen Arbeitsplattform – dem Digital Workplace. Diese Plattform stellt Informationen, Anwendungen und Services ortsungebunden zur Verfügung. Über ein solches Self Service Portal können Mitarbeitende eigenständig Services wie eine Softwarebestellung über den Webbrowser anstoßen. Die dahinter festgelegten Prozessschritte zur Freigabe des Antrags sowie die abschließende IT-Bereitstellung werden weitgehend automatisiert durchgeführt und benötigen nur noch ein minimales Maß an menschlicher Interaktion.
Tipp: Die Digital Workspace Management-Lösung unseres Partners Matrix42 ist zur Bereitstellung digitaler Arbeitsumgebungen hervorragend geeignet, da sie Sicherheit, Automatisierung und Serviceorientierung in einer einheitlichen Plattform vereint.
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Wie funktioniert ein Self Service Portal?
Ein Self Service Portal funktioniert wie ein Shop-System. Der Anwender wählt aus einem Katalog an Services den gewünschten Service aus und legt ihn in den Warenkorb. Sobald er die Bestellung abschließt, wird der dahinterliegende Prozess in Gang gebracht und durchläuft automatisiert alle notwendigen Schritte.
Im Falle von Maria könnte die Softwarebestellung dann so ablaufen:
- Maria loggt sich über den Webbrowser im Self Service Portal ein und öffnet den Service-Katalog.
- Sie wählt die benötigte Software aus und legt sie in den Warenkorb.
- Für ihren Teamleiter Moritz hinterlässt Maria eine kurze Nachricht, warum sie die Software braucht, und schickt die Bestellung ab.
- Moritz wird vom System darüber informiert, dass eine neue Bestellung eingegangen ist, die er freigeben soll. Er prüft den Auftrag und erteilt seine Freigabe.
- Mit der Genehmigung wird der automatisierte IT-Bereitstellungsprozess ausgelöst. Die Software wird auf Marias Gerät installiert, ohne dass die IT-Abteilung eingreifen muss. Lizenzen und Kosten werden automatisch auf die richtige Kostenstelle verbucht.
- Maria freut sich, dass ihr die Software schnell und reibungslos zur Verfügung gestellt wurde, und beginnt mit ihrer Aufgabe.
Tipp: Flexible Arbeitsplatzkonzepte wie Self Service Portale erhöhen nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Attraktivität des Arbeitgebers – ein entscheidender Vorteil in Zeiten des Fachkräftemangels.
Warum machen Self Service Portale Mitarbeitende glücklich?
Effiziente Prozesse, die ohne Umwege schnell zum gewünschten Ziel führen, sind der Schlüssel für produktives Arbeiten. Eine optimierte Arbeitsumgebung sowie ein hohes Maß an Selbstbestimmung und Eigenverantwortung fördern das Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
Self Service Portale wirken sich in vielerlei Hinsicht positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus:
# Omnipräsent zur Verfügung stehen
- Angebotene Services können von jeder Person selbstständig, sowie zeit- und ortsunabhängig in Anspruch genommen werden.
# Wertvolle Zeit ersparen
- Prozesse werden durch Automatisierung und klare Definition der Zuständigkeiten deutlich beschleunigt.
- Genehmigungen können schnell und unbürokratisch per Mausklick erteilt werden.
- Auf eine Freigabe folgende Prozessschritte werden ohne weitere Zuarbeit des Genehmigers in Gang gesetzt.
- Personal wird nur dann involviert, wenn eine Dienstleistung auch wirklich benötigt wird.
- Automation kann viele Aufgaben übernehmen und die am Prozess beteiligten Menschen entlasten.
# Zuverlässig funktionieren
- Standardisierung gewährleistet gleichbleibende Qualität der angebotenen Services.
- Informationen gelangen immer an die richtige Stelle.
- Fehler in der Abarbeitung der Prozesskette werden unterbunden oder zumindest auf ein Minimum reduziert.
# Transparenz schaffen
- Status der Beauftragung kann jederzeit eingesehen sowie Prozessfortschritte nachverfolgt werden.
- Qualität und Quantität der angebotenen Services lassen sich messen und monitoren.
- Gewonnene Erkenntnisse können direkt für die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse genutzt werden.
Nutzen Sie das Potenzial von digitalen Prozessen in allen Unternehmensbereichen
Neben der Hard- und Softwarebestellung lassen sich viele weitere Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Ob Onboarding-Prozesse, Urlaubsplanung, Fuhrpark- oder Zertifikatsverwaltung – verabschieden Sie sich von lästigem Papierkram, zeitaufwendigem E-Mail-Pingpong und der manuellen Pflege von Listen oder Tabellen. Mit intelligenten Prozessen legen Sie den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit und steigern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.
Das Team der Makro Factory unterstützt Sie gerne dabei!
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