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Digital Workplace: Warum Self Service Portale ortsunabhängiges Arbeiten komfortabel und Mitarbeitende glücklich machen
Digital Workplace: Warum Self Service Portale ortsunabhängiges Arbeiten komfortabel und Mitarbeitende glücklich machen

Digital Workplace: Warum Self Service Portale ortsunabhängiges Arbeiten komfortabel und Mitarbeitende glücklich machen

Der Arbeitsalltag eines jeden Menschen wird von vielfältigen Prozessen begleitet. Funktionieren diese Abläufe dauerhaft reibungslos, werden sie von allen Beteiligten kaum wahrgenommen und deshalb auch nicht als störend empfunden. Negativ auffällig sind Vorgänge vor allem dann, wenn sie uns “die Zeit rauben”, fehleranfällig sind oder schlichtweg nicht zur Verfügung stehen, wenn wir sie dringend benötigen!

Wir zeigen Ihnen am Beispiel einer Software-Bereitstellung, wie der Einsatz einer Digital Workplace-Lösung komfortables Arbeiten unabhängig vom Standort möglich macht, und welchen Einfluss Self Service in diesem Zusammenhang auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden hat.

Maria sitzt zu Hause an ihrem neuen Schreibtisch und grübelt. Ihr Arbeitsalltag hat sich ganz schön verändert, seit sich ihr Arbeitsplatz aus dem Bürogebäude ihres Arbeitgebers ins Homeoffice verlagert hat. Grundsätzlich kommt sie mit der Umstellung sehr gut klar – ja, an gewisse Vorzüge der Heimarbeit wie z. B. den Wegfall der täglichen Fahrtzeit zum Büro und zurück oder die reduzierte Geräuschkulisse hat sie sich schon lange gewöhnt, und möchte diese auch nicht mehr missen. Wenn sie sich nur nicht immer so abgeschnitten von der Firma fühlen würde …

Gerade wurde ihr eine Aufgabe übertragen, für die sie eine Software benötigt, die bislang jedoch nicht auf ihrem Laptop installiert ist. Was nun? Früher wäre sie mit ihrem Anliegen einfach ins Büro nebenan gelaufen und hätte sich die schriftliche Freigabe der Bestellung von ihrem Teamleiter Moritz eingeholt. Anschließend hätte sie das eingescannte Dokument per E-Mail an die IT-Abteilung weitergeleitet und auf Rückmeldung gewartet. Aber jetzt?

Flexible Arbeitsplatzmodelle erfordern digitale Geschäftsprozesse

Damit Arbeitnehmer:innen auch außerhalb des Firmenbüros wirklich produktiv arbeiten können, müssen ehemals manuell durchgeführte Prozesse in Unternehmen durch digitalisierte Workflows ersetzt und jederzeit verfügbar gemacht werden. Nur so ist eine vollständig zeit- und ortsunabhängige Beteiligung aller in den Prozess involvierten Personen möglich. 

Grundlegend dafür ist die Einführung einer zentralen digitalen Arbeitsplattform – auch Digital Workplace genannt – die für die Arbeit benötigte Informationen, Anwendungen und Services ortsungebunden zur Verfügung stellt. Über eine solche Plattform können Mitarbeitende dann sogenannte Self Services (von Nutzenden selbst ausgeführte Services) wie z. B. eine Hard- oder Softwarebestellung ganz einfach über den Webbrowser anstoßen. Die dahinter festgelegten Prozessschritte zur Freigabe des Antrags sowie die abschließende IT-Bereitstellung werden weitestgehend automatisiert durchlaufen und benötigen nur noch ein sehr geringes Maß an menschlicher Interaktion.

Tipp: Die Digital Workspace Management-Lösung unseres Partners Matrix42 ist zur Bereitstellung digitaler Arbeitsumgebungen hervorragend geeignet, da sie Sicherheit, Automatisierung und Serviceorientierung in einer einheitlichen Plattform vereint.
Mehr zu IT Service Management mit Matrix42

Wie funktioniert ein Self Service Portal?

Ein Self Service Portal funktioniert wie eine Art Shop-System. Der Anwender wählt aus einem Katalog an Services den von ihm gewünschten Service aus und legt diesen in den Warenkorb. Sobald er die Bestellung abschließt, wird der dahinter liegende Prozess in Gang gebracht und durchläuft automatisiert alle notwendigen Schritte.

Im Falle von Maria könnte die Softwarebestellung dann so ablaufen:

  1. Maria loggt sich über den Webbrowser im Self Service Portal ein und öffnet den Service Katalog.
  2. Sie wählt die von ihr benötigte Software aus und legt sie in den Warenkorb.
  3. Für ihren Teamleiter Moritz hinterlässt Maria eine kurze Nachricht, warum sie die Software braucht und schickt die Bestellung ab.
  4. Moritz wird vom System darüber informiert, dass eine neue Bestellung eingegangen ist, die er freigeben soll. Er schaut sich den Auftrag von Maria an und erteilt seine Freigabe.
  5. Mit der Genehmigung wird der automatisierte IT-Bereitstellungsprozess ausgelöst. Die Installation der Software erfolgt auf Marias Endgerät, ohne dass sich die IT-Abteilung mit dem Ticket befassen muss. Lizenzen und Kosten werden direkt auf die richtige Kostenstelle verbucht.
  6. Maria freut sich, dass ihr die Software so schnell und reibungslos zur Verfügung gestellt wurde und beginnt mit der Abarbeitung ihrer Aufgabe.

Tipp: Flexible Arbeitsplatzkonzepte erhöhen nicht nur die Zufriedenheit der Arbeitnehmer. Sie können gleichzeitig auch die Attraktivität des Arbeitgebers verbessern – ein entscheidender Vorteil in Zeiten des Fachkräftemangels.

Warum machen Self Services die Mitarbeitenden glücklich?

Effiziente Prozesse, die uns ohne Umwege und Mühen schnell ans gewünschte Ziel bringen, sind der Schlüssel für produktives Arbeiten. Eine optimierte Arbeitsumgebung sowie ein hohes Maß an Selbstbestimmung und Eigenverantwortung fördern zudem unser Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Self Services wirken sich in vielerlei Hinsicht positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus, da sie:

# Omnipräsent zur Verfügung stehen

  • Angebotene Services können von jeder Person selbstständig, sowie zeit- und ortsunabhängig in Anspruch genommen werden.

# Wertvolle Zeit ersparen

  • Prozesse werden durch Automatisierung und klare Definition der Zuständigkeiten deutlich beschleunigt.
  • Genehmigungen können schnell und unbürokratisch per Mausklick erteilt werden.
  • Auf eine Freigabe folgende Prozessschritte werden ohne weitere Zuarbeit des Genehmigers in Gang gesetzt.
  • Personal wird nur dann involviert, wenn eine Dienstleistung auch wirklich benötigt wird.
  • Automation kann viele Aufgaben übernehmen und die am Prozess beteiligten Menschen entlasten.

# Zuverlässig funktionieren

  • Standardisierung gewährleistet gleichbleibende Qualität der angebotenen Services. 
  • Informationen gelangen immer an die richtige Stelle.
  • Fehler in der Abarbeitung der Prozesskette werden unterbunden oder zumindest auf ein Minimum reduziert.

# Transparenz schaffen

  • Status der Beauftragung kann jederzeit eingesehen sowie Prozessfortschritte nachverfolgt werden.
  • Qualität und Quantität der angebotenen Services lassen sich messen und monitoren.
  • Gewonnene Erkenntnisse können direkt für die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse genutzt werden.

Nutzen Sie das Potential von digitalen Prozessen in allen Unternehmensbereichen

Natürlich lassen sich neben der Hard- & Software-Bestellung auch zahlreiche andere Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Ob Onboarding, Urlaubsplanung, Fuhrpark- oder Zertifikatsverwaltung: Verabschieden Sie sich von lästigem Papierkram, zeitaufwändigem E-Mail Ping-Pong und der manuellen Pflege von Listen oder Tabellen – legen Sie mit intelligenten Prozessen den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachabteilungen und machen Sie Ihre Mitarbeiter und Ihren Geschäftsführer glücklich. Das Team der Makro Factory unterstützt Sie gerne dabei!

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