Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters setzt in nahezu jedem Unternehmen einen umfangreichen Onboarding-Prozess in Gang, der mit immer wiederkehrenden Aufgaben für die unterschiedlichen Abteilungen einhergeht. So muss HR beispielsweise die Personaldaten des Neuankömmlings aufnehmen und eine Personalnummer vergeben, die IT-Abteilung den Arbeitsplatz mit entsprechender Hard- und Software vorbereiten sowie rollenspezifische Zugriffsberechtigungen erteilen und vieles mehr.
In zahlreichen Unternehmen werden die anfallenden Aufgaben von den Verantwortlichen noch manuell per E-Mail an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet und Prozess-Schritte in Excel-Tabellen nachgehalten. Das kostet nicht nur enorm viel Zeit, sondern ist auch sehr fehleranfällig.
Karsten arbeitet seit mehreren Jahren als IT-Admin in einem mittelständischen Unternehmen, das in Zukunft weiter wachsen möchte und daher regelmäßig neue Mitarbeiter einstellt. Seine Aufgaben im Onboarding-Prozess sind klar definiert und er erledigt sie routiniert, auch wenn ihn die Abstimmung mit den Kollegen aus anderen Abteilungen oftmals mehr Zeit kostet als geplant. Leider kam es in der Vergangenheit schon mehrfach vor, dass ihn die Nachricht über eine Neuanstellung erst kurz vor dem eigentlichen Einstellungstermin erreichte und er dann \“auf die Schnelle\“ die erforderlichen Arbeitsmittel und Berechtigungen bereit stellen sollte. Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor?
So wie Karsten geht es vielen IT-Fachkräften. Sie arbeiten oft reaktiv, unter starkem Zeitdruck und sind aufgrund einer Vielzahl an Routine-Aufgaben permanent ausgelastet. Dabei lassen sich wiederkehrende Workflows wie beispielsweise der Onboarding-Prozess sehr gut digitalisieren und in Teilen automatisieren.
Wie so ein intelligenter Prozess aussehen kann, zeigt die folgende Grafik (stark vereinfacht):
Welche Vorteile bringen digitalisierte Workflows mit sich?
Die Vorteile digitaler und teilweise automatisierter Prozesse liegen klar auf der Hand:
- Entlastung der Fachabteilungen durch die Reduzierung von manuellen Aufwänden
- Schaffung von Klarheit über die Anzahl von Arbeitsaufwänden sowie den aktuellen Bearbeitungsstand einzelner Aufgaben ermöglicht eine vorausschauende Planung
- Reduzierung von menschlichen Fehlern bei der Bearbeitung des Prozesses
Mithilfe von intelligenten Prozessen lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe deutlich schneller, effizienter und somit auch kostengünstiger erledigen. Als positiver Nebeneffekt sorgen reibungslose Abläufe für eine höhere Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
So realisieren Sie die Digitalisierung Ihres Onboarding-Prozesses
Schritt 1: Voraussetzungen klären + stabiles Fundament legen
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die erfolgreiche Digitalisierung des Onboarding-Prozesses ist es, das der Workflow klar strukturiert und alle beteiligten Abteilungen in den gesamten Prozess eingebunden sind. Das bedeutet auch, dass im Vorfeld die Vertreter aller Fachbereiche informiert und bei der Planung involviert sein müssen. Da Menschen bekanntlich gerne an gelernten Strukturen und Gewohnheiten festhalten, bedarf es guter Argumente, um ggf. den ein oder anderen Kollegen vom Mehrwert eines digitalen Prozesses zu überzeugen. Ist das Commitment aller Beteiligten eingeholt, liegt die größte Hürde erfahrungsgemäß bereits hinter Ihnen!
Schritt 2: Prozess-Modellierung und Umsetzung
Ist die Entscheidung für die Umsetzung eines automatisierten Onboarding-Prozesses gefallen, geht es an die konkrete Projektplanung. In der Konzeptionsphase wird der umzusetzende Prozess in einem Workshop modelliert und anschließend mit den Vertretern aller Beteiligten sowie den Entscheidern des Unternehmens abgestimmt. Nach der Erstellung des Feinkonzepts kann das Projekt in die technische Umsetzung übergehen. Ist der Prozess erfolgreich mit allen vorhandenen Systemen verknüpft und abgenommen, erfolgt die Betriebsübergabe.
Schritt 3: Betrieb und Optimierung
Damit alle Beteiligten nach der Umsetzung des Projekts schnell mit dem neuen Prozess arbeiten können, bietet die Makro Factory entsprechende Schulungen der Mitarbeiter an. Sollten an irgendeiner Stelle noch kleinere Unstimmigkeiten im Prozess auftreten, kann in diesem Schritt nachgebessert werden. Zukünftige Anpassungen erfordern oftmals nur geringen Aufwand, da sie in vielen Fällen von den IT-Admins selbst ohne externe Unterstützung durchgeführt werden können.
Nutzen Sie das Potential von digitalen Prozessen in allen Unternehmensbereichen
Natürlich lassen sich neben dem Onboarding-Prozess auch zahlreiche andere Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Ob Urlaubsplanung, Hard- & Software-Bestellungen, Fuhrpark- oder Zertifikatsverwaltung: Verabschieden Sie sich von lästigem Papierkram, zeitaufwändigem E-Mail Ping-Pong und der manuellen Pflege von Listen oder Tabellen – legen Sie mit intelligenten Prozessen den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachabteilungen und machen Sie Ihre Mitarbeiter und Ihren Geschäftsführer glücklich.
Das Team der Makro Factory unterstützt Sie gerne dabei!
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