In der heutigen digitalen Welt sind Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen wichtige Garanten für den Erfolg. Microsoft Teams ist wohl derzeit die bekannteste Kollaborationsplattform, die es Ihren Mitarbeiter:innen ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.
Besonders die Pandemiesituation der letzten Jahre hat dem räumlich getrennten Arbeiten einen neuen Schub verliehen. Präsenz am Arbeitsplatz oder Teilnahme an Meetings an anderen Standorten waren oft nicht mehr möglich und wurden durch Audio- und Videomeetings ersetzt. Viele Unternehmen haben in dieser Phase Microsoft Teams unter erheblichem Zeitdruck eingeführt. Bei allen Kinderkrankheiten hat sich diese Lösung doch in den meisten Fällen schnell bewährt und ist heute unverzichtbarer Bestandteil der Arbeitskultur.
Gleichzeitig erkennen aber viele Firmen, dass die Einführung von Teams den Mitarbeitenden und der IT auch neue Herausforderungen beschert hat. Eine Konsolidierung und Überprüfung der Plattform kann daher zum heutigen Zeitpunkt erforderlich werden.
Business Collaboration als Modell für Zusammenarbeit im Unternehmen
Treten wir einen Schritt zurück. Business Collaboration bezeichnet im Unternehmen die Zusammenarbeit von Menschen in Projekten oder Gruppen mithilfe elektronischer Medien. Bei einer solchen vernetzten Zusammenarbeit sind nicht nur die rein technischen Fragen zu betrachten, wie beispielsweise die Bereitstellung bestimmter Plattformen oder Kommunikationsformen, sondern auch Fragen der Nutzungsformen in der Organisation.
Im Mittelpunkt stehen dabei die Aufdeckung von Arbeitsbeziehungen und Arbeitsabläufen, die durch umfassende personelle, organisatorische und Management getriebene Maßnahmen zu optimieren sind. Fragen des Wissensmanagements kommt hierbei eine zentrale Funktion bei. Zur Beschreibung solcher Systeme kommt oft ein vereinfachtes MTO-Modell (Mensch-Technik-Organisation) zum Tragen.
Hierbei wird zunächst auf Ebene des Unternehmens eine erste Orientierung (Ziele, Strategien und Organisation des Unternehmens, Produkte und Produktionsbedingungen, Personalstruktur, Technikeinsatz, Qualitätsmanagement und so weiter) gewonnen. Hieran schließen sich Untersuchungen zur Analyse von Auftragsdurchläufen (funktionale Integration, Planungsqualität, Anzahl und Qualität der Schnittstellen, notwendige vs. überflüssige Redundanzen) und zur Analyse von Arbeitssystemen (Inputs, Transformationsprozesse, Outputs, technisch-organisatorische Gestaltung) an.
Auf dieser Basis können weiterführende Analysen zu Arbeitsgruppen kritische Aufschlüsse über tatsächliche Arbeitsweisen und Arbeitszusammenhänge liefern, die dann sowohl organisatorisch, wie auch technisch angemessen zu unterstützen sind, um die Effizienz und Effektivität der Organisation zu erhöhen (kollektive Regulation von Arbeitsaufgaben und Arbeitszeit, Qualifizierung von Teilaufgaben, Leistung, Qualität) und Schlüsseltätigkeiten (Arbeitseinheiten, Tätigkeitsabläufe, Kommunikations- und Kooperationserfordernisse, Mensch- Maschine-Funktionsteilung, Mensch-Maschine-Interaktion, Hindernisse).
Dimensionen der Zusammenarbeit im Unternehmen
Die Anforderungen des Business Collaboration lassen sich dabei zum Beispiel in einer Zeit-Raum-Matrix strukturieren. Diese Form ist die bekannteste Einteilung und verdeutlicht die unterschiedlichen Herausforderungen, die durch Collaboration bewältigt werden können.
Microsoft Teams bietet im Zusammenspiel mit Soft- und Hardwareangeboten von Microsoft und anderen Herstellern für jede dieser Aufgaben eine teils unüberschaubare Auswahl an Optionen an. Selbst im Standardumfang von Teams sind teilweise mehrere Lösungen für jede dieser Formen der Zusammenarbeit möglich.
Durch die Möglichkeit, dass Mitarbeitende teilweise im Self-Service entsprechende Optionen selbstregulativ auswählen und realisieren können, sind in den Unternehmen teilweise unübersichtliche Plattformen entstanden. Je nach Vorlieben der jeweiligen Gruppe oder des Projektleitenden werden verschiedene Lösungen eingesetzt. Daten sind an unterschiedlichsten Orten gespeichert und stehen nicht immer allen Mitarbeitenden sofort zu Verfügung.
Daher ist es sinnvoll, die jeweiligen Use Cases im Unternehmen zu prüfen und idealerweise eine geringe Anzahl von technischen Umsetzungen zu konsolidieren.
Strukturierung der Use Cases im Unternehmen
Die Auswahl der geeigneten Lösung sollte den zugrundeliegenden Arbeitsprozess beachten. Dies soll hier am Beispiel der Dimension „Strukturierung“ veranschaulicht werden. Stark strukturierte Arbeitsprozesse (zum Beispiel Rechnungswesen, Incident Management) sind in der Regel durch Workflow Management-Systeme unterstützt, geführt und modelliert. Auch diese Werkzeuge sind Teil der Collaboration im Unternehmen.
Schwächer strukturierte Arbeitsprozesse profitieren hingegen von Gruppenarbeitslösungen wie Microsoft Teams, die flexiblere, weniger in die Arbeitsweise eingreifende Vorgehensweisen unterstützen. Hier kommt dem Begriff der Selbstregulation eine wichtige Bedeutung zu.
Die nachstehende Tabelle soll diesen Zusammenhang veranschaulichen:
| Workgroup Computing | Workflow Computing | |
|---|---|---|
| Koordinationsmodell | Lösung eines gemeinsamen Problems | Aufteilung und Lösung von Teilproblemen |
| Anzahl der Beteiligten | niedrig | hoch |
| Räumliche Verteilung der Beteiligten |
an einem Ort / an verschiedenen Orten |
an einem Ort / an verschiedenen Orten |
| Zeitliche Verteilung |
zur gleichen Zeit/ zu unterschiedlichen Zeiten |
bisher: zu unterschiedlichen Zeiten |
| Strukturierungsgrad der Aufgaben | gering/mittel | hoch |
| Wiederholungsfrequenz | gering/mittel | hoch |
| Bedeutung organisatorischer Regeln | niedrig | hoch |
| Organisatorischer Bezug | Gruppe | organisationsweite Prozesse |
| Einbindung in Gesamtorganisation | bisher: gering | ja |
| Anbindung an betriebliche Informationsverarbeitung | bisher: nein | zum Teil |
| Primäres Ziel | bisher: Flexibilität | bisher: Effizienz |
| Aktive Steuerung und Verfolgung des Arbeitsfortschritts | bisher: nein | ja |
Medienbrüche vermeiden und Konvergenzen nutzen
Die Nutzung mehrerer Werkzeuge insbesondere für die Kommunikation mit anderen Mitarbeitenden beinhaltet immer die Gefahr von unerwünschten Medienbrüchen, die die Effizienz und Effektivität der Kommunikation und somit auch der Zusammenarbeit vermindert.
Ziel einer Business Collaboration-Strategie sollte eine Auswahl von Geräten und Anwendungen sein, die möglichst viele Arbeits- und Kommunikationsweisen in sich vereint und miteinander verschränkt in einer Weise, dass die Übergänge für Mitarbeitende nicht mehr wahrnehmbar sind.
Am Beispiel einer Anwendung für Unified Communication wie Microsoft Teams kann ein:e Anwender:in auf einfache Art und Weise die Verfügbarkeit eines anderen Mitarbeitenden feststellen:
- Ist der Kollege oder die Kollegin gerade am Arbeitsplatz?
- Hat er/sie gerade einen Termin?
- Telefoniert er/sie?
Sein eigenes Anliegen berücksichtigend kann der Mitarbeitende dann selber entscheiden, wie er handeln will:
- Möchte er den Kollegen oder die Kollegin, falls diese/r frei ist, direkt anrufen oder einen Video-Chat beginnen (synchrone Kommunikation)?
- Vielleicht möchte er im Video-Chat ein Dokument teilen und gemeinsam mit dem Kollegen oder der Kollegin bearbeiten?
- Und falls der Kollege oder die Kollegin gerade selber telefoniert, möchte er ihn/sie in einem dringenden Fall direkt per Instant Messenger ansprechen?
- Oder hat sein Anliegen Zeit, und er kann auf asynchrone Kommunikation wie E-Mail wechseln?
Alle diese Optionen sind in Microsoft Teams intuitiv und in der gleichen Oberfläche nutzbar.
Gleichzeitig verschmelzen die verschiedenen Nutzungsformen in immer weniger Endgeräten. Tischtelefone sind ebenso entbehrlich geworden wie zuvor Schreibmaschinen oder Aktenschränke. Moderne smarte Endgeräte vereinen vielfältige Nutzungsmöglichkeiten der Collaboration in einem einfachen, konvergenten Formfaktor. Die sichere und einfache Verwaltung dieser Endgeräte und der dort enthaltenden Daten sind zu Aufgaben von entscheidender Bedeutung für die IT-Organisation im Unternehmen geworden, gerade mit Blick auf Vorgaben der DSGVO.
Collaboration als Bestandteil einer unternehmensweiten Cloud-Strategie
Grundsätzlich existieren auch Lösungen für Collaboration im Unternehmen, die nicht cloudbasierend sind. Aufgrund von Anforderungen wie einfacher Interoperabilität mit Usern in anderen Organisationen – sei es im Kontext von Online-Meetings oder bei der Zusammenarbeit in Projekten – zeigt Microsoft Teams aufgrund der zugrundeliegenden Cloudarchitektur und der sehr großen Nutzerbasis aber erhebliche Vorteile in den Bereichen Flexibilität und Einfachheit.
Dennoch ist die Einführung und die Nutzung von Microsoft Teams als Plattform aus der CloudBezeichnet die Auslagerung von IT-Diensten aller Art auf externe Server. Die Dienste können Usern dabei online oder auch über dedizierte Netze zur Verfügung gestellt werden. Beispiel: Ausgelagert werden bspw. Speicherdienste,… im Unternehmen als Teil einer Cloudstrategie anzulegen. Dies betrifft sowohl Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit, als auch die Themen Aufbewahrungspflichten und andere Auflagen im Rahmen der Unternehmenscompliance. Wichtige Maßnahmen sind hierbei unter anderem die Umsetzung entsprechender Sicherheitsrichtlinien, als auch die Klassifizierung von Daten und Dokumenten, die über die Cloud geteilt werden.
Unser Dienstleistungsangebot
Microsoft Teams ist als Teil des Microsoft 365-Pakets einfach und ohne größere Investitionen in on premises Infrastrukturen verfügbar und bietet den Usern eine breite Palette von Funktionen zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Diese überzeugenden Vorteile bergen aber auch Risiken, wenn sie nicht mit organisatorischen und technischen Maßnahmen flankiert werden. Dies betrifft nicht nur wichtige Fragen wie die Sicherheit der Plattform und Ihrer Daten, sondern auch eher arbeitsorganisatorisch zu bearbeitende Fragestellungen, ohne deren Berücksichtigung die erhofften Effizienzgewinne vielfach ausbleiben.
- Welche Lösungen werden vom Unternehmen strategisch unterstützt?
- Wie werden Daten strukturiert zu Verfügung gestellt?
- Wie werden die verschiedenen Kommunikationsmittel sinnvoll eingesetzt?
Makro Factory ist als IT-Dienstleister seit über 25 Jahren an vorderster Front, wenn es um Fragen der Digitalisierung der Arbeitswelt geht. Dabei betrachten wir die Einführung oder Konsolidierung von Lösungen nicht nur als technische Herausforderung.
Für Sie als Nutzer von Microsoft Teams verbinden sich hiermit Erwartungen wie z. B. :
- das Ziel, die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden zu fördern und auf ein neues Level zu heben.
- eine lebendige, agile Interaktion unter den Mitarbeitern zu fördern.
- über virtuelle Konferenzräume die standortunabhängige Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Senkung zum Beispiel von Reisekosten zu stärken.
- mit Kunden und Partnern über moderne, ansprechende und dem Image der Unternehmens entsprechenden Kanäle und Kommunikationsformen in produktiven Austausch zu treten.
Makro Factory kann Sie dabei unterstützen, diese Vision effizient und effektiv umzusetzen. Sprechen Sie uns gerne an!
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