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Verstehen Sie manchmal nur IT?

Im IT-Lexikon erklären wir die wichtigsten Begriffe aus den Bereichen IT, Digitalisierung und Technik.

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Blog der Makro Factory

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate – Arbeitsabläufe smarter machen

Mit der Einführung von Microsoft Teams als moderne Plattform für Collaboration am Arbeitsplatz und der verbreiteten Nutzung von Office 365, haben viele Firmen Zugriff auf zahlreiche cloud-basierende Lösungen von Microsoft, die die schnelle und einfache Vernetzung von Menschen und Informationen unterstützen. Gerne wollen wir Ihnen diese praktischen Tools näher bringen, beginnend mit Microsoft Power Automate.

Obwohl Power Automate vergleichsweise einfach eingerichtet und bedient werden kann, bleibt es von den Mitarbeitenden im Unternehmen oft unentdeckt oder fristet ein Nischendasein. Das ist schade, denn mit Power Automate bietet Microsoft eine cloud-basierte Automatisierungsplattform an, die es den Nutzern ermöglicht, Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse auch ohne vertiefte Programmierkenntnisse zu automatisieren. Mit Power Automate lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten synchronisieren, sowie benutzerdefinierte Workflows erstellen. Integriert sind z. B. Microsoft 365, Teams, SharePoint, Dynamics 365, Salesforce (und viele andere).

Power Automate

Low Code – Programmieren ohne Programmierkenntnisse?

No Code- oder Low Code-Lösungen versprechen, dass sich einfache Programme oder Automatisierungen auch ohne Programmierkenntnisse (bzw. mit nur geringen Erfahrungen) in einer visuellen Oberfläche „zusammenklicken“ lassen. Gerade in einem Umfeld, in dem Anwendungsentwickler:innen oder IT-Fachkräfte derzeit generell Mangelware sind, ist dieses Leistungsversprechen für viele Firmen natürlich besonders attraktiv.

In der Praxis zeigt sich allerdings oft, dass es ohne gewisse Kenntnisse sehr mühsam ist, in Low Code- oder selbst in No Code-Lösungen effektiv und effizient zu Ergebnissen zu gelangen. Die visuelle Oberfläche ermöglicht es Benutzer:innen zwar, Schritt-für-Schritt-Workflows zu erstellen, indem sie Aktionen auswählen und logische Regeln definieren. Dies reduziert die Notwendigkeit, in komplexen Programmiersprachen zu kodieren. Trotzdem ist ein „algorithmisches“ Denken weiterhin erforderlich, um das zu lösende Problem in Teilschritte zu zerlegen und logisch zu verknüpfen.

Daher ist es von Vorteil, grundlegende Kenntnisse über Konzepte wie Bedingungen, Schleifen und Datenmanipulation zu haben, um komplexe Workflows zu erstellen. Auch klassische Office-Worker haben solche Kenntnisse oft bereits erworben, zum Beispiel durch die Erstellung von Makros und VBA-Routinen. In Zukunft zeichnen sich bereits KI-gestützte Verfahren ab, um ein Workflow-Design quasi in natürlicher Sprache zu ermöglichen.

Wenn dies, dann das (if this, then that / IFTTT)

Glücklicherweise haben viele Menschen heutzutage schon Bekanntschaft mit Low Code gemacht. Lösungen wie IFTTT oder Apple Shortcuts werden im privaten Umfeld gerne genutzt, um einfache Automationen zu erstellen. Dies senkt die Hemmschwelle für die Nutzung im Unternehmen und vermittelt wichtige Grundlagen.

Dabei ist schon der Name einer der bekannteren Lösungen,  If This Then That (IFTTT), die erste und wichtigste Grundlage für alle Automationen – auch in Microsoft Power Automate. Allen Automatisierungen ist gemein, dass sie von einem externen Trigger angestoßen werden, der die festgelegte Automation in der Cloud auslöst. Dabei können zusätzliche Ereignisse oder Zustände ausgewertet und die Automation durch logische Verknüpfungen modifiziert werden.

Zur Sache: Automation eines Vorgangs in Microsoft Planner

Um Sie neugierig auf Power Automate zu machen, wollen wir das Werkzeug praktisch anwenden, um einen Vorgang im Planner von Microsoft Teams zu automatisieren. Mit dem Planner stellt Microsoft in Teams ein einfaches, aber nützliches Werkzeug bereit.

Die Aufgabe von Microsoft Planner ist es, die Planung, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben zu vereinfachen. Das ermöglicht Teams, ihre Aufgaben in übersichtlichen Boards zu organisieren. Jedes Board repräsentiert ein Projekt oder eine Initiative und enthält verschiedene Listen, in denen Aufgaben organisiert sind.

In Microsoft Planner können Benutzer:innen Aufgaben erstellen und diese mit Beschreibungen, Fälligkeitsdaten, Verantwortlichen und anderen relevanten Informationen versehen. Die Aufgaben können dann in einzelne Listen verschoben oder in verschiedene Kategorien (z. B. To-Do, In Bearbeitung, Erledigt) organisiert werden.

Leider bietet Planner relativ wenige Komfortfunktionen. So gibt es die Möglichkeit, eine Aufgabe mit Checklisten in Teilaufgaben zu zerlegen. Es ist aber nicht möglich, diese Checklisten vorzugeben. Gerade wenn man dies zur Qualitätssicherung nutzen möchte, ist es sehr lästig, solche Elemente jeweils händisch festlegen zu müssen.

Die Lösung: ein Cloud-Workflow in Power Automate

Wir setzen mit einer einfachen Automatisierung an, die wir als Cloud-Workflow in Power Automate gestalten wollen. Initial wollen wir diese Aktion händisch auslösen. Daher erzeugen wir eine neue Automation und verwenden die Vorlage für einen Instant cloud flow.

Erfreulicherweise ist es nicht nötig, weitere Verbindungen zum Beispiel zu Teams zu konfigurieren. Diese werden von Power Automate direkt anhand der Berechtigungen des angemeldeten Anwenders automatisch hinterlegt.

Kern der Automatisierung ist eine Aktion, die in Teams einen neuen Planner Task anlegt. Fügt man eine solche Aktion hinzu, so kann direkt unter Group ID das Team, und unter Plan ID der gewünschte Planner ausgewählt werden.

Den Titel wollen wir interaktiv eingeben. Die Bucket ID ist in unserem Beispiel eine Liste der Mitarbeitenden im Projektteam, auch diese soll auswählbar sein. Die erforderlichen Eingaben können wir direkt im Trigger vornehmen.

Leider können wir die Textauswahl für den Bucket nicht direkt verwenden. Stattdessen muss die Bucket ID ermittelt werden. Hier ist wahrscheinlich ein Punkt erreicht, wo man auch bei einem Low Code-Ansatz nur weiterkommt, wenn man ein grundlegendes Verständnis von verschiedenen Datentypen hat.

Es ist also erforderlich, eine Liste der Buckets im Plan zu ermitteln, und deren Namen der Reihe nach mit der Auswahl durch den Benutzer zu vergleichen.

Dieser Workflow ist jetzt bereits funktionsfähig und erzeugt eine neue Aufgabe im selektierten Bucket. Was fehlt, ist die Checkliste.

Diese soll nicht statisch im Workflow hinterlegt sein, sondern in einer Excel-Tabelle (Checklisten.xlsx), die in Teams „neben“ dem Planner im Ordner Automatisierung als Datei abgelegt ist. Die Datei enthält eine Tabelle Check mit den erforderlichen Einträgen, und wird mit <List rows present in a table> adressiert:

Auch diese Liste arbeiten wir mit <Apply to each> ab. Für die Definition einer Checkliste muss man das entsprechende Datenformat kennen (oder googeln), und sich damit die Checkliste Zeile für Zeile zusammenbauen. Das erforderliche Datenelement haben wir vorher ebenfalls als Array erzeugt. Im Excel ist in der Spalte Check ID die Nummerierung der Checklistenelemente hinterlegt, und unter Umsetzung sind die jeweiligen Schritte als Text vorgegeben:

Fast am Ziel. Mit <Update task details> kann die eben erzeugte Aufgabe weiter editiert werden. Die Variable mit der Task ID wird automatisch durch <Create a task> angelegt, und das Array Checklist enthält die oben erzeugte Liste der einzelnen Elemente der Checklist.

In einer späteren Anpassung könnten die neu anzulegenden Aufgaben zum Beispiel durch einen Email-Eingang ausgelöst werden, durch einen Anruf auf einen Anrufbeantworter in Teams, durch die Nutzung eines Kontaktformulars im Web usw.

Dieses Beispiel dürfte veranschaulichen, dass eine Verknüpfung verschiedener Ressourcen zum Beispiel aus der Office 365 Welt mit Microsoft Power Automate relativ einfach wird. Vor allem ist es nicht erforderlich, sich um die Schnittstellen zwischen den Systemen zu kümmern. Doch ohne grundlegende Programmierkenntnisse ist diese Aufgabe nur schwer zu bewältigen. Verwendet man zum Beispiel die direkte Eingabe des Bucketnamens aus dem manuellen Trigger, um eine neue Aufgabe anzulegen, so ist diese Eingabe zunächst möglich. Der resultierende Fehler hingegen will hingegen verstanden sein:

Fazit:

Mit Low-Code-Lösungen wie Microsoft Power Automate können Personen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse programmähnliche Abläufe erstellen. Die visuelle Oberfläche ermöglicht es Benutzern, Schritt-für-Schritt-Workflows zu erstellen, indem sie Aktionen auswählen und logische Regeln definieren.

Diese Benutzerfreundlichkeit von Low-Code-Plattformen ermöglicht es Anwendern theoretisch, mit relativ geringem technischen Hintergrund produktiv zu sein. Es ist dabei aber wichtig, dass die Komplexität der Aufgaben, die mit Low-Code-Lösungen automatisiert werden können, variiert. Einfache Aufgaben wie das Senden einer E-Mail können von nahezu jedem Benutzer ohne Vorkenntnisse ausgeführt werden. Für komplexere Workflows, die Datenintegrationen oder fortgeschrittene Logik erfordern, kann jedoch eine gewisse Einarbeitung und Lernkurve erforderlich sein.

Daher ist in der Praxis ein grundlegendes Verständnis von Programmiertechniken und Konzepten wie Datentypen fast zwingend erforderlich. Dennoch lohnt es sich, die Mitarbeitenden gerade mit koordinierenden Schnittstellenaufgaben in die Nutzung von Möglichkeiten wie Microsoft Power Automate einzuweisen. Die Entlastung von zeitraubenden Routinetätigkeiten erlaubt es den Mitarbeitenden, produktiver zu sein. Gleichzeitig stärkt die Nutzung von Low Code-Lösungen die Kreativität und entlastet IT-Mitarbeiter:innen und Entwickler:innen von einfachen Programmieraufgaben.

Möchten Sie Power Automate in Ihrem Unternehmen stärker nutzen?

Makro Factory bietet Ihnen praxisorientierte Workshops an, um Power Automate für Mitarbeitende mit unterschiedlichsten Vorkenntnissen zu erschließen.

Natürlich lässt sich Power Automate auch über die Benutzerebene hinaus für die Automatisierung von unternehmensweiten Prozessen einsetzen. Wenn Sie daran Interesse haben, beraten wir Sie gerne hinsichtlich der vielzähligen Möglichkeiten und den damit verbundenen zusätzlichen Kosten.

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